Il importe de clarifier les rôles et mandats de chaque service en matière de gestion des parcs, et il est nécessaire que les dirigeants de chacun des services impliqués comprennent la complémentarité des contributions, qu’il s’agisse de planification, d’acquisitions, de construction, d’entretien, d’animation ou d’évaluation. Chaque service a ses experts, mais le savoir devrait être partagé pour qu’un réseau de parcs atteigne ses objectifs. Les parcs représentent à ce titre un domaine qui exige une coordination interdisciplinaire.
La formation d’un comité interservices, reconnu par la direction générale, peut grandement faciliter cette coordination, tout en permettant de respecter les particularités de chacun des services et les compétences des fonctionnaires.
Qui fait quoi?
Phase du processus de gestion
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Service ou direction
responsable
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Autres services
impliqués
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Ressources extérieures
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Vision
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Planification
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Conception
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Réalisation
(appel d’offres et acquisitions)
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Réalisation
(aménagement)
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Promotion
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Appropriation
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Opérations
(programmation)
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Opérations
(surveillance)
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Opérations
(événements)
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Opérations
(entretien)
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Opérations
(communications)
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Évaluation
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• Le service ou la direction responsable peut varier selon la phase ou la fonction.
• Les autres services impliqués ne sont pas toujours les mêmes.
• La quatrième colonne peut ou non être remplie.
Les ressources extérieures peuvent être des partenaires ou des sous-traitants/consultants :
Partenaires • des institutions (établissements scolaires, services de garde, centres de santé et de services sociaux par exemple);
• des organismes régionaux ou intermunicipaux (MRC, tables régionales par exemple);
• des organismes sans but lucratif (comités de citoyens, organismes de loisir ou de sport par exemple).
Sous-traitants/consultants• des entreprises ou des firmes-conseils;
• des professionnels.
Leur contribution peut s’effectuer en vertu d’une collaboration ponctuelle (qui peut être de nature contractuelle), mais attention, il ne s’agit pas ici de consultation, mais bien d’une contribution réelle au processus.
Il est essentiel qu’il y ait une coordination « proactive » à chaque étape, assurée par un service ou une direction à l’intérieur de l’organigramme administratif de la Ville.
Le « qui fait quoi » devrait :
• être connu et compris de l’ensemble de l’appareil administratif et des élus;
• mettre à contribution les structures actuelles;
• miser sur les acquis et les compétences déjà à l’œuvre;
• favoriser une « plus-value « des services à chaque étape;
• respecter les particularités de chaque service ou ressource.
Le comité interservices : un must
• Il assure la communication et la coordination entre les services.
• Il intègre les points de vue et facilite l’établissement d’orientations de travail communes.
• Il met à profit les expertises de chaque service dans un but commun.