La rédaction d’une entente entre les partenaires permet d’en préciser clairement le contenu et les conditions d’application en les situant dans un cadre juridique et légal.
Dans les faits, ce type d’entente existe maintenant dans la majorité des milieux, mais leur forme et leur contenu peuvent varier énormément. Les objectifs de ces ententes sont de bonifier les expériences des utilisateurs, de tirer le maximum de ces investissements, de favoriser une meilleure utilisation des équipements et d’assurer la pérennité de l’aménagement par un entretien adéquat.
Les projets de cours d’école ou de parc-école comportent plusieurs volets à ne pas négliger et demandent de tirer profit des expériences passées. Il est important de s’informer avant le début du projet auprès de la commission scolaire pour vérifier les pratiques en vigueur et savoir si une entente n’a pas déjà été conclue avec la municipalité.

En l’absence d’une entente écrite entre les partenaires qui précise clairement les rôles et les responsabilités, la décision d’un tribunal dans le cas d’une poursuite pourrait prendre plusieurs directions. Il faut donc aussi voir derrière de telles ententes une nécessité d’assurer la sécurité des utilisateurs, mais aussi de réduire au minimum les risques de poursuite découlant d’accidents.

L’expérience indique que les projets de cour d’école ou de parc-école sont souvent issus de la volonté des équipes-école, mais qu’ils peuvent également être initiés par la commission scolaire. Ils se réalisent plus efficacement lorsque la commission scolaire sollicite la participation de la municipalité au projet dans le cadre d’une entente formelle.

L’objectif de cette fiche est d’aider les milieux qui voudraient conclure une entente ou encore en renégocier une en présentant un inventaire des éléments pouvant y être inclus.

OBJETS DE l’ENTENTE

• Nature globale de l’entente, soit les principaux services concernés, et contexte s’y rattachant.

NATURE DES TRAVAUX ET DES LIEUX VISÉS

• Les différents espaces touchés, les améliorations et les aménagements souhaités. On y précisera la propriété des équipements actuels et de ceux issus des travaux.

RESPONSABILITÉS DES PARTIES

• Rôles et responsabilités de chacune des parties quant à l’installation, la réparation et le renouvellement des équipements, ainsi que leur inspection et leur entretien. Il est primordial que l’entretien soit inclus dans l’entente afin d’éviter une détérioration des équipements et des surfaces. De même, décrire le mécanisme de renouvellement des équipements est important et utile.

• Identification de la personne ou du service responsable, détermination des coûts des différents volets du projet et processus de production du ou des plans d’aménagement. Il faudra préciser qui réalisera l’appel d’offres, qui supervisera le chantier et qui assurera le contrôle du budget.

• Désignation du personnel qui sera chargé d’inspecter les sites et les équipements et de tenir les registres d’inspection. Ces derniers seront très utiles pour assurer la gestion des risques, mieux prévoir les prochains investissements et fournir les informations en cas de poursuite. Il serait pertinent que ce personnel soit formé ou informé du contenu de la Norme CSA-Z614 afin de mieux s’acquitter de cette tâche importante.

• Établissement d’un horaire qui garantira l’accès pour l’entretien. Si l’entretien est partagé entre les partenaires, il est important de préciser les périodes de responsabilité respectives et le partage des coûts.

HORAIRES ET MODALITÉS D’UTILISATION

• Les horaires d’utilisation des lieux par les groupes d’usagers scolaires et municipaux sont importants. Certaines municipalités souhaitent installer, dans le cadre du projet, des équipements pour les 2 à 5 ans et ainsi garantir à leur population, notamment les services de garde éducatifs à l’enfance, un accès durant le jour. Une telle demande doit être discutée, car certains protocoles le permettent, tandis que d’autres limitent l’utilisation de la cour d’école par les usagers municipaux aux périodes en dehors de l’horaire scolaire.

• La responsabilité du contrôle de l’accès aux lieux et leur surveillance sont à inclure. L’affichage des horaires pour les différents groupes d’usagers facilitera l’exécution de ces tâches. S’il y a lieu, on précisera aussi les modalités d’utilisation du ou des stationnements de l’école par la clientèle municipale.

ASSURANCES

• Il est nécessaire que les partenaires possèdent les couvertures d’assurances requises pour de tels projets, notamment en matière de responsabilité civile. C’est important puisque régulièrement un des partenaires utilise un équipement ou un site dont il n’est pas le propriétaire.

DURÉE, MODIFICATION ET RENOUVELLEMENT DE L’ENTENTE

• La durée de l’entente, ainsi que les modalités de modification ou de cessation de celle-ci doivent être précisées. Les conditions de renouvellement ou de reconduction de l’entente pourront y être également inscrites.

GESTION ET APPLICATION DE L’ENTENTE

• L’entente doit identifier les mandataires de son application. Ces personnes seront appelées à entretenir tout au long de l’année des liens de collaboration et à développer des relations teintées de la volonté de s’entendre en cas de différends.